Регламент «Организация сетевых семинаров и видеоконференций по проблемам дистанционного обучения»

• Организаторы и участники мероприятия в режиме видеоконференцсвязи (ВКС-мероприятия):

  1. Инициатор ВКС-мероприятия
  2. Ответственный за проведение конкретной ВКС
  3. Ответственные за проведение ВКС в организациях — участниках ВКС-мероприятия
  4. Ведущий (руководитель) конкретной ВКС
  5. Участники конкретной ВКС
  6. Слушатели конкретной ВКС

• Регламент организации и проведения ВКС-мероприятия

№ Этап Сроки Примечания
1 Заявка на проведение мероприятия За 3 недели до начала мероприятия Заявка подается в подразделение образовательного учреждения (ОУ, например, университета), ответственное за проведение ВКС
2 Принятие решения о включении в план-график В течение 2-х дней Согласованное решение принимают подразделение ОУ, ответственное за проведение ВКС, и Инициатор Мероприятия
3 Подготовка и публикация Информационного письма В течение 2-х дней Инициатор Мероприятия
4 Принятие заявок на участие в ВКС от потенциальных участников Мероприятия В течение 7 дней Подразделение ОУ, ответственное за проведение ВКС
5 Формирование Заявки на спутниковый канал связи в Томский Телепорт В течение 2-х дней Заявка подается при использовании спутниковых каналов связи.
6 Подготовка и публикация Сценария В течение 1-х дней (за 7 дней до Мероприятия) Инициатор Мероприятия
7 Пересылка материалов В течение 5-х дней (за 2 дня до Мероприятия) Инициатор Мероприятия
8 Проведение Мероприятия Подразделение ОУ, ответственное за проведение ВКС, ведущий (руководитель) ВКС, и Инициатор Мероприятия
9 Подготовка и высылка списков участников ВКС-мероприятия В течение 2-х дней после Мероприятия Ответственные в организациях — участниках Мероприятия
10 Подготовка и высылка итоговых материалов участниками ВКС-мероприятия В течение 4-х дней после Мероприятия Все участники
11 Подведение итогов Инициатором В течение 5-ти дней после Мероприятия Инициатор Мероприятия
12 Публикация итогового отчета (итоговой информации) В течение 7-ми дней после Мероприятия Инициатор Мероприятия

• Алгоритм организации и проведения ВКС-мероприятия

  1. Инициатор Мероприятия подает заявку на проведение мероприятия [форма Заявки Инициатора]
  2. Ответственный за ВКС в ОУ решает вопрос о включении мероприятия в План-график, причем определяются дата, время, название, вид, планируемые участники, организация-плательщик, организация, ведущая Мероприятие. Высылает Инициатору согласие, [форму Информписьма], [форму Сценария]. Изменяет (модерирует) План-график. Уведомляет потенциальных участников (ОУ, ресурсные центры и иные организации, имеющие возможность приема мероприятия)
  3. Инициатор создает и выставляет (рассылается) Информписьмо (пресс-релиз) Мероприятия
  4. Собираются заявки от Потребителей [форма Заявки Потребителя]
  5. Ответственный за ВКС в ОУ составляет заявку в Телепорт на гарантированное качество связи, в которой определены точки приема, дата, время, качество связи, стоимость [форма Заявки в Телепорт]. Заявка высылается Инициатору для высылки в Телепорт от Организатора-плательщика (в заявку добавляются данные организации-плательщика).
  6. Инициатор высылает ответственному за ВКС гарантийное письмо Организации-плательщика на указанную сумму [форму Гарантийного письма] и Сценарий Мероприятия.
  7. Ответственный за ВКС выставляет (рассылает) Сценарий и [требования к Материалам]
  8. Инициатор и Участники выставляют (рассылают) Материалы Мероприятия.
  9. Участники получают (скачивают) Материалы.
  10. Мероприятие проводится Ведущим (руководителем) ВКС
  11. Участники выставляют (высылают) Списки участников [форма Списка участников]
  12. Участники выставляют (высылают) Прочие итоговые материалы
  13. Инициатор подводит Итог Мероприятия [форма Итога]
  14. Координатор составляет и выставляет Итоговую информацию по Мероприятию [форма Итоговой информации]
  15. Организация-плательщик оплачивает счет Телепорта.

• Формы документов (находятся в разработке, открыты для предложений):

[форма План-графика] [форма Заявки Инициатора] [форма Информписьма] [форма Сценария] [форма Заявки Участника] [форма Заявки в Телепорт] [форма Гарантийного письма] [требования к Материалам] [форма Списка участников] [форма Итога] [форма Итоговой информации]

• Требования к оборудованию для проведения ВКС

  • Сервер MCU Codian 4215
  • Клиентские места
    • Вариант 1.
      1. Кодек Polycom VSX 8000, поддержка H.234 Content.
      2. Камеры — 2-3 шт (Polycom).
      3. Экраны:
        • Плазменная панель — 2 шт
        • Проектор — 1 шт
      4. Микрофоны — 3 шт Polycom, возможность подключения дополнительных радио-микрофонов.
      5. Дополнительное оборудование:
        • Документ-камера
        • Интерактивная доска
        • Видеомикрофон для записи
        • DVD/VHS — плеер
        • Аудио-колонки — 4 шт.
        • Микшер — 2 шт.
        • Радио-микрофоны — 3 шт.
      6. Коммутация: Kramer 8×8, возможность коммутировать любой входящий сигнал (документ камера, компьютер, DVD/VHS плеер, интерактивная доска, Polycom VSX 8000) на любой исходящий к устройствам канал (плазмы, проекторы, Polycom VSX 8000, мониторы)
    • Вариант 2.
      1. Кодек Sony PCS-G50, поддержка H.234 Content.
      2. Конференц-система BOSH DCN, включающая в себя 2 управляемые камеры и 11 микрофонов (камеры автоматически настраиваются на активный микрофон)
      3. Экраны:
        • Плазменная панель — 2 шт.
        • Проектор — 1 шт.
      4. Дополнительное оборудование:
        • Аудио-колонки (4 шт.)
        • Аудио-микшер — 1 шт.
        • Возможность видео- и(или) аудиозаписи

• Глоссарий:

План-график Мероприятий — годовой, полугодовой, квартальный график согласованных Мероприятий, принимаемый в ОУ. Рабочий инструмент подразделения образовательного учреждения, ответственного за проведение ВКС. Имеет динамический, изменяемый характер. Не освобождает Инициатора от процедуры организации и проведения ВКС-мероприятия

Инициатор Мероприятия — организация, структурное подразделение, общественная организация или сообщество инициирующее мероприятия или персонифицирующее его лицо (руководитель структурного подразделения ОУ, специалист Министерства, Департамента образования, руководитель ресурсного центра, руководитель Договора по заказу Минобра или другой темы, представитель заинтересованной организации).

Ответственный за проведение ВКС в ОУ — как правило, структурное подразделение или персонифицирующее его лицо, которое отвечает в организации за эксплуатацию и методическое обеспечение оборудования для видеоконференцсвязи (пункт доступа к к сети спутниковых телекоммуникаций СФО)

Мероприятие — любое мероприятие организационного, методического, учебного или другого характера, которое допустимо проводить в распределенном групповом режиме с использованием технологий потокового видео и/или видеоконференцсвязи.

Участники (организации-участники) — организации и структуры, имеющие возможность участия в Мероприятии, то есть имеющие доступ в той или иной форме к сети спутниковых телекоммуникаций СФО (в том числе через договорные отношения с ресурсными центрами).

Организация-плательщик — организация, имеющая договор с Телепортом и оплачивающая трафик Мероприятия

Телепорт — Центральная станция спутниковой связи (г. Томск, ТГУ)

Ведущий (руководитель) ВКС — лицо, отвечающее за проведение и координацию Мероприятия в процессе его проведения.

Ведущая площадка — организация или структурное подразделение, имеющая аудиторию и оборудование и включенная в сеть спутниковых телекоммуникаций СФО, на базе которой проводится основная часть Мероприятия (например, выступления докладчиков). Мероприятие может проводиться на нескольких Ведущих площадках.

Итог мероприятия — документально оформленный результат Мероприятия, например, Решение семинара, конференции.

Итоговая информация Мероприятия — итоговая информация о проведенном Мероприятии, размещенная на сайте (сайтах).